La Ley 3/2018, de fecha 5 de diciembre de 2018, en base al Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD 2016/679 de fecha 25 de Mayo de 2018), regula en esta materia la actividad de empresas y organizaciones.

Son muchos los cambios introducidos sobre la anterior Ley 15/1999, pero principalmente lo podríamos resumir en la obligación de demostrar, en todo momento, la adopción y aplicación de medidas de seguridad en base a un análisis de riesgos previo, que analice los tratamientos de datos, las vulnerabilidades y las fortalezas de la empresa u organización en el tratamiento de los datos.

IMPLANTACIÓN

• Toma de datos inicial.
• Registro de Tratamientos (similar a la antigua Inscripción de Ficheros en la AEPD, aunque a nivel interno).
• Redacción de un Documento de Seguridad, dónde se especifique todo aquello que esté relacionado con el tratamiento de datos por parte del Responsable.
• Firma de contratos con Encargados del Tratamiento y otros colaboradores externos.
• Cláusulas informativas en los documentos y formularios de recogida de datos.
• Consentimientos informados.
• Formularios de ejercicios de derechos (Acceso, Rectificación, Supresión, Limitación, Portabilidad y Oposición).
• Adaptación de Sistemas de Videovigilancia, Gps y Control de Presencia.
• Información comercial y acciones publicitarias.
• Transferencias Internacionales de Datos.
• Informe de análisis de riesgos.
• Informe de Evaluación de Impacto (En caso de factores de riesgo altos).
• Designación de la figura externa de Delegado de Protección de Datos (DPD/DPO).

AUDITORÍA

• Informe de Auditoría realizado por expertos, basado en las exigencias básicas legislativas impuestas por la Autoridad de Control.
• Actualización del documento de Seguridad.
• Verificación y comprobación de las medidas de seguridad implantadas.
• Informe

¿Tengo que tener un Delegado de Protección de Datos en mi empresa u organización?

Tanto el RGPD como la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales regulan de forma detallada las funciones del Delegado de Protección de Datos, estableciendo, en el caso del RGPD, una serie de supuestos de designación obligatoria por parte de los responsables y encargados cuando:

• El tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial.
• Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, en razón de su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala, o
• Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales y de datos relativos a condenas e infracciones penales.

Por su parte, la Ley Orgánica 3/2018 especifica las entidades y organismos que deberán proceder a esta designación con carácter obligatorio:

• Los colegios profesionales y sus consejos generales.
• Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como las Universidades públicas y privadas.
• Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas conforme a lo dispuesto en su legislación específica, cuando traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala.
• Los prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a gran escala perfiles de los usuarios del servicio.
• Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.
• Los establecimientos financieros de crédito.
• Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
• Las empresas de servicios de inversión, reguladas por la legislación del Mercado de Valores.
• Los distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y los distribuidores y comercializadores de gas natural.
• Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
• Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial, incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de los afectados o realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de los mismos.
• Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes.
• Se exceptúan los profesionales de la salud que, aun estando legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes, ejerzan su actividad a título individual.
• Las entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales que puedan referirse a personas físicas.
• Los operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos, conforme a la normativa de regulación del juego.
• Las empresas de seguridad privada.
• Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.

Además, los responsables o encargados del tratamiento no incluidos en el párrafo anterior podrán designar de manera voluntaria un delegado de protección de datos que quedará sometido al régimen establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 y en la citada ley orgánica.

Finalmente, los responsables y encargados del tratamiento comunicarán en el plazo de diez días a la Agencia Española de Protección de Datos o, en su caso, a las autoridades autonómicas de protección de datos, las designaciones, nombramientos y ceses de los delegados de protección de datos tanto en los supuestos en que se encuentren obligadas a su designación como en el caso en que sea voluntaria.

Puedes ampliar más información:

https://www.aepd.es/es/derechos-y-deberes/cumple-tus-deberes/medidas-de-cumplimiento/delegado-de-proteccion-de-datos

¿Cómo te ayuda Valegal en este tema?

Valegal España, pone a disposición de todas las empresas y organizaciones, de forma externa, mediante la firma de un contrato de outsourcing, sus consultores profesionales para la prestación del servicio de DPD/DPO.

Tras un análisis de las necesidades, se determinará una propuesta que contenga las funciones a desempeñar, la dedicación parcial, exclusiva y los honorarios.

El artículo 32.4 del RGPD indica que El responsable y el Encargado del Tratamiento tomarán medidas para garantizar que cualquier persona que actúe bajo la autoridad de ambos y tenga acceso a datos personales solo pueda tratar dichos datos siguiendo instrucciones del responsable, salvo que esté obligada a ello en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros.

Cuanto de importante es tener a las personas que tratan datos en tu empresa u organización, debidamente formadas en materia LOPDGDD.

¡¡No podrás pedir responsabilidades a alguien que no has informado y formado!!

Valegal España, lleva desde sus inicios formando a Responsables de Seguridad, Gerentes, Empleados, Jefes de Departamentos, Delegados Comerciales, etc.

Hemos diseñado una metodología offline con formaciones presenciales adaptadas a las necesidades de la empresa u organización, a elegir en las instalaciones propias o en aulas concertadas y una metodología online a través de su plataforma de elearning, donde hay creados varias formaciones específicas según el tipo de empresa u organización, la actividad, el riesgo y la responsabilidad de la persona en el tratamiento de datos.